La Guía Técnica Colombiana (GTC) tiene como
propósito brindar herramientas que facilitan la gestión documental en las
organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el
manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez busca contribuir
con la disminución del tiempo y los costos, con buena calidad.
CONSTANCIAS Y CONSTANCIAS
CARTAS
La expedición de cartas u oficinas está a
cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en
el cumplimiento de sus funciones.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios
externos en formato carta, oficio A4, con logo, membrete y pie de página. Estos
elementos deberían de estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas
u oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo,
membrete y pie de página, las demás con el logo. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre del 2001.
MEMORANDO
Son comunicaciones escritas que se utilizan
para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias
locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación
jerárquica de la organización.
CIRCULAR
Comunicaciones escritas de interés común, con
el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto
interna como externamente.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS CIRCULARES
La circular tiene como objetivo fundamental
dar a conocer información de carácter general.
La circular con carácter interno se utiliza
para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas y la circular
externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios,
entre otros.
Se debe tener en cuenta los siguientes
aspectos:
1. Tratar solo un tema
2. iniciar y finalizar el texto con una clase
de cortesía;
3. redactar en forma clara, precisa, concreta
y precisa concisa;
4. usar un tratamiento respetuoso y cortes;
5. emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
6. utilizar los formatos normalizados en el
manual de procedimientos de cada organización, y
7. distribuir el texto de acuerdo con su
extensión.
ACTAS
Las actas expresan lo tratado en una reunión
o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo,
legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.
De acuerdo con la importancia o
características específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo
ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o
presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en
papel con membrete.
INFORMES
La expedición de informes está a cargo de
funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o el
cumplimiento de sus funciones.
Los informes se elaboran en papel con logo
símbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.
CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y
1. Tratar solo un tema
2. redactar en forma clara, precisa, concreta
y precisa concisa;
3. usar un tratamiento respetuoso y cortes;
4. redactar en forma impersonal (se proyecta,
se estudió);
5.
utilizar los formatos normalizados de acuerdo con los manuales de la
organización;
6.
disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades
realizadas, y
7. elegir el lenguaje técnico adecuado, así
como el tono para presentar los hechos.
CONSTANCIAS Y CONSTANCIAS
CONSTANCIA
La constancia es un documento de carácter
probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.
Según el hecho o el acto, se clasifican en
constancias para:
Tiempo de servicio,
Experiencia,
Salarios u honorarios,
Clases de trabajo,
Jornada laboral,
Cumplimiento de comisiones y
Comportamiento del trabajador, entre otros.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y
La constancia y la certificación tienen como
objetivo fundamental dar a conocer información de carácter personal.
Se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:
a) redactar en forma clara, precisa, concreta
y concisa;
b) usar un tratamiento impersonal, respetuoso
y cortés;
c) emplear un estilo gramatical natural,
sencillo y continuo;
d) utilizar los formatos establecidos en cada
organización;
e) distribuir el texto de acuerdo con su
extensión;
f) suministrar la información en forma
personalizada, y
g) expedir siempre en original.
HOJA DE VIDA
CORPORATIVA
Es la relación de los datos personales, la
información laboral, académica y la experiencia y competencias de una persona,
que registra y conserva la organización a la cual ésta se encuentra vinculada
laboralmente. Este documento se genera dentro de la organización y se alimenta
con las actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el desempeño
laboral del colaborador en la organización.
CARACTERÍSTICAS DE
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
1. Para su presentación, se aconseja tener en
cuenta las recomendaciones del capítulo 4de esta guía que sean aplicables a
este tipo de documento.
2. Se recomienda que la información sea
breve, clara, precisa y veraz
MENSAJES
El mensaje electrónico es un sistema que
permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del
mundo, a través de la Internet. Este medio se puede utilizar para enviar
adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea
necesario para la sustentación del contenido, razón por la cual se recomienda
tener en cuéntalas disposiciones de esta guía para cada uno de estos casos.
Para garantizar el éxito en el intercambio
del correo electrónico, se presentan las siguientes sugerencias.
Se recomienda a las organizaciones que
disponen de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentar su
utilización y asignar responsabilidades con base en usuarios debidamente
autorizados, para el manejo de correo tanto masivo como institucional.
TARJETAS
PROTOCOLARIAS
Estas tarjetas forman parte de las
comunicaciones organizacionales escritas para el manejo delas relaciones
públicas y de negocios. Proyectan no sólo la imagen corporativa, sino también
la de los ejecutivos y de aquellas personas que manejan todo lo relacionado con
oferta, venta de bienes y servicios.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La redacción y presentación de las tarjetas
protocolarias varían de acuerdo con el objetivo que buscan.
